¿Qué es la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento es el proceso consciente de definir, estructurar, retener y compartir el conocimiento y la experiencia de los empleados dentro de una organización.

El objetivo principal de la gestión del conocimiento es mejorar la eficiencia de una organización y guardar conocimiento dentro de la empresa.

A menudo se refiere a la formación y el aprendizaje en una organización o de sus clientes. Consiste en un ciclo de creación, intercambio, estructuración y auditoría del conocimiento, con el fin de maximizar la efectividad del conocimiento colectivo de una organización.

3 áreas principales de la gestión del conocimiento

  1. Acumular conocimiento
  2. Almacenar conocimiento
  3. Intercambiar conocimiento

El objetivo es posibilitar el aprendizaje organizacional y crear una cultura de aprendizaje, donde se fomente el intercambio de conocimientos y aquellos que buscan aprender a superarse les resulte fácil hacerlo.

Al pensar en la gestión del conocimiento, es útil considerar los tipos de conocimiento y cómo es posible compartir ese conocimiento dentro de una organización.

El conocimiento tácito y el conocimiento explícito son los dos tipos principales de conocimiento cubiertos dentro de la definición de gestión del conocimiento.

  • El conocimiento tácito es más intuitivo, menos fácil de empaquetar y compartir con otros. Ejemplos de conocimiento tácito son el pensamiento innovador y la comprensión del lenguaje corporal.
  • El conocimiento explícito es información que se codifica y enseña fácilmente, como cómo cambiar el tóner en una impresora y ecuaciones matemáticas.

La gestión exitosa del conocimiento mejorará una organización de varias formas. Garantizará que el conocimiento especializado de los empleados no se vaya con ellos, o que otros empleados que se beneficiarían de ese conocimiento no lo utilicen.

Permite una mejor conciencia de la situación, así como también abre las puertas para aprender sobre las mejores prácticas, las lecciones aprendidas y la mejora organizativa general.

¿Por qué es importante la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento es importante porque aumenta la eficiencia de la capacidad de toma de decisiones de una organización.

Al asegurarse de que todos los empleados tengan acceso a la experiencia general que se posee dentro de la organización, se crea una fuerza laboral más inteligente que es más capaz de tomar decisiones rápidas e informadas que benefician a la empresa.

La innovación es más fácil de fomentar dentro de la organización, los clientes se benefician de un mayor acceso a las mejores prácticas y se reduce la rotación de empleados.

La importancia de la gestión del conocimiento crece cada año. A medida que el mercado se vuelve cada vez más competitivo, una de las mejores formas de mantenerse a la vanguardia es construir su organización de una manera inteligente y flexible. Desea poder detectar problemas a distancia y responder rápidamente a nueva información e innovaciones.

Las empresas comienzan el proceso de gestión del conocimiento por muchas razones diferentes.

  1. Una fusión o adquisición podría estimular la necesidad de codificar el conocimiento y alentar a los equipos a compartir su experiencia.
  2. La jubilación inminente de empleados clave podría demostrar la necesidad de capturar sus conocimientos.
  3. Una próxima campaña de contratación muestra la sabiduría de utilizar la gestión del conocimiento para ayudar en la formación de nuevos empleados.

Beneficios de la gestión del conocimiento

  1. Lugar de trabajo más eficiente
  2. Toma de decisiones mejor y más rápida
  3. Mayor colaboración
  4. Construyendo conocimiento organizacional
  5. Se optimiza el proceso de incorporación y formación de empleados
  6. Mayor felicidad y retención de los empleados, debido a la valoración del conocimiento, la formación y la innovación.

La gestión del conocimiento es una herramienta importante en cualquier empresa que quiera aumentar sus resultados y su participación en el mercado.

Ejemplos de gestión del conocimiento y mejores prácticas

Dependiendo de lo que necesite la empresa, su gestión del conocimiento se verá diferente.

A continuación, enumeramos los tipos más comunes de ejemplos de gestión del conocimiento:

1. Tutoría y capacitación, comunidades de práctica, preguntas y respuestas y ubicación de experiencia

Todos estos ejemplos implican la transferencia de conocimientos directamente del poseedor del conocimiento.

Esto podría ser a través de tutorías en persona, sesiones de capacitación en toda la empresa, chats en línea y discusiones grupales, o una combinación de esas opciones y otras.

Para que la ubicación de la experiencia sea un aspecto eficaz de un sistema de gestión del conocimiento, debe haber una matriz de búsqueda construida que permita la documentación de las competencias.

Pros:

  • Las preguntas se pueden responder de inmediato
  • Se pueden hacer aclaraciones si no se entiende el material.
  • Se pueden facilitar sesiones de lluvia de ideas, aprovechando el poder combinado de la experiencia y el conocimiento del grupo.
  • El aprendizaje en persona tiende a recordarse con mayor claridad

Contras:

  • Puede llevar mucho tiempo y restarle a las tareas que el poseedor del conocimiento está tratando de completar.
  • La construcción y el mantenimiento de un sistema de ubicación de expertos puede llevar mucho tiempo.
  • Puede ser difícil de documentar y guardar para uso futuro
  • Puede perder el conocimiento si el titular del conocimiento deja la empresa.

2. Documentaciones, guías, pautas, preguntas frecuentes y tutoriales

Estas comunicaciones escritas son excelentes para almacenar y transferir conocimientos.

Con la gestión del conocimiento basada en texto, es necesario un sistema para almacenar, categorizar y navegar por temas.

En muchos casos, los metadatos son de gran ayuda para esto.

Pros:

  • Puede archivarse y almacenarse fácilmente
  • Fácil de compartir en línea
  • Puede combinar fácilmente la experiencia de varias personas en un solo paquete
  • Navegación rápida a soluciones cuando se organiza bien

Contras:

  • Requiere más tiempo para crear
  • Debe estar organizado correctamente o el conocimiento no se podrá encontrar
  • El conocimiento debe mantenerse actualizado

3. Foros, intranets y entornos de colaboración

Estos recursos en línea despiertan la conversación y reúnen a muchos poseedores de conocimientos en el mismo lugar.

Los hilos, subforos y grupos se pueden dividir por tema, nivel de experiencia o cualquier otra clasificación.

Pros:

  • La colaboración impulsa la innovación
  • Se pueden reunir muchos expertos en un solo lugar, sin importar su ubicación a nivel mundial
  • Facilitar el contacto con equipos remotos ayuda al trabajo en equipo y a la transferencia de conocimientos

Contras:

  • Puede ser un entorno caótico y ruidoso.
  • El conocimiento no se está examinando activamente, ya que se agrega a las discusiones.
  • La búsqueda a través de muchos mensajes e hilos de respuestas relevantes requiere mucho tiempo.
  • Es posible que los mensajes y las conversaciones no se archiven

4. Entornos de aprendizaje y desarrollo

Crear un entorno en el que el aprendizaje se considere un activo impulsará a los empleados a educarse continuamente.

Incentivarlos para que aprovechen sus sistemas de gestión del conocimiento dará como resultado empleados capacitados que están listos para asumir roles de liderazgo en su organización.

Para que esto suceda, debe haber tecnología de desarrollo y aprendizaje estructurada y accesible que los empleados puedan utilizar.

Pros:

  • Los empleados motivados pueden desarrollarse a voluntad
  • Se pueden establecer itinerarios de formación
  • La estructura permite un descubrimiento más fácil de los sujetos.

Contras:

  • Requiere mucho esfuerzo construir y mantener
  • El contenido debe crearse y actualizarse continuamente.

5. Estudios de casos

Estos estudios en profundidad sobre temas particulares sirven como guías completas para un tema.

Al observar las acciones tomadas, los resultados de esas acciones y las lecciones aprendidas pueden ser extremadamente valiosos y permiten que las lecciones aprendidas estén completamente documentadas y archivadas.

Pros:

  • Permitir la documentación completa y el archivo de las lecciones aprendidas.
  • Fácilmente compartible
  • Eficiente para comunicar información compleja

Contras:

  • Toma mucho tiempo y habilidad para crear
  • Puede ser demasiado especializado para aplicar el conocimiento de manera amplia.

6. Seminarios web

Estos seminarios en línea pueden ser muy útiles para difundir ampliamente las ideas entre los equipos, las sucursales o toda la empresa.

Pros:

  • Puede grabarse y reutilizarse
  • Fácil de asistir a todos los empleados interesados

Contras:

  • Tómese su tiempo y esfuerzo para planificar, redactar y entregar
  • Requiere organización

Proceso de gestión del conocimiento

Al organizar la gestión del conocimiento para una organización, hay un proceso de gestión del conocimiento de cuatro pasos que se puede seguir.

1. Descubrimiento

¿Cómo se descubrirá el conocimiento dentro de la organización?

En toda organización, existen múltiples fuentes de conocimiento.

En este paso del proceso, se identifican las fuentes de conocimiento, así como dónde se guarda el conocimiento crítico, qué se puede aprender de este conocimiento y si hay áreas en las que el conocimiento se puede perder durante el proceso.

El proceso de descubrimiento es ayudado por una sólida comprensión del flujo de conocimiento de la organización.

2. Captura

¿Cómo se almacenarán los conocimientos nuevos y existentes?

Toda organización contiene una gran cantidad de conocimiento y debe almacenarse y organizarse de manera deliberada.

Al crear un sistema mapeado y categorizado, se accede más fácilmente al conocimiento y se aumenta la estructura organizativa.

Esto puede incluir escanear documentos, usar metadatos e indexar.

3. Proceso

¿Cuál es la mejor forma de sintetizar e incorporar este conocimiento?

Este paso implica un análisis profundo del conocimiento recopilado en los dos pasos anteriores.

La organización debe organizar y evaluar el conocimiento para ver cuál es la mejor forma de incorporarlo a la estructura de la organización.

Este paso es cuando una organización debe establecer y promover un cambio cultural hacia el intercambio de conocimientos y el desarrollo de empleados para que sean innovadores.

4. Comparta y benefíciese

¿Cuál es la mejor manera de que las personas dentro de la organización accedan a este conocimiento?

El objetivo de la gestión del conocimiento es permitir un fácil acceso al conocimiento dentro de la organización.

Construir un sistema que funcione es el primer paso, pero las personas deben comprender cómo usar ese sistema.

La implementación de programas de capacitación puede ayudar a aumentar la comprensión de los sistemas de gestión del conocimiento.

Una vez que se utiliza el sistema, la empresa se beneficia de una mayor eficiencia, una mejor toma de decisiones y empleados más innovadores.

Marco de gestión del conocimiento

  • Personas : la gestión del conocimiento debe ser una prioridad dentro de la empresa, y se debe construir e incentivar un espíritu de intercambio de conocimiento en el ADN de la empresa.
  • Proceso : debe haber un sistema claro para todos los pasos de la gestión del conocimiento, dejando también espacio para la innovación.
  • Tecnología : la tecnología respalda la gestión del conocimiento, lo que permite buscar, encontrar y acceder al conocimiento dentro de los sistemas de gestión del conocimiento. La tecnología también permite que las personas se comuniquen mejor.
  • Gobernanza : la gobernanza de la organización debe priorizar y recompensar el intercambio de conocimientos. Sin este paso, instituir sistemas de gestión del conocimiento será una batalla.

Las organizaciones que aprovechan al máximo la gestión del conocimiento están en mejores condiciones de reaccionar rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado, ofrecer mejores servicios a sus clientes y aumentar su innovación y eficiencia.

¿Qué son los sistemas de gestión del conocimiento?

Los sistemas de gestión del conocimiento son soluciones de TI que permiten el almacenamiento y la recuperación de la información almacenada dentro de la empresa, lo que permite una mejor colaboración y una resolución de problemas más eficiente.

Dependiendo de lo que necesite su empresa, tendrán diferentes características.

Ejemplos de sistemas de gestión del conocimiento son:

  • Base de datos de comentarios : todas las personas involucradas en un producto, desde diseñadores hasta vendedores y clientes, tienen la capacidad de compartir sus comentarios con la organización. Todas las partes interesadas pueden acceder a los comentarios y, por lo tanto, pueden realizar rápidamente cambios clave armados con información.
  • Archivos de investigación : al desarrollar proyectos e ideas, una empresa realiza estudios de mercado y de consumidores para averiguar qué se necesita, qué nichos aún no se han llenado en el mercado y qué tendencias se pueden pronosticar. Luego, los archivos se comparten dentro de la organización para permitir que todos los departamentos se beneficien de la investigación realizada.

Archivos de proyecto compartidos: este sistema permite una mayor colaboración y trabajo en equipo, especialmente a través de distancias.