¿Qué necesita saber para tener éxito en la gestión de proyectos? ¡Todo! Si bien hay algo de verdad en esa broma, no es útil para el estudiante o el profesional experimentado que está buscando una manera de comprender las innumerables responsabilidades de ser un gerente de proyecto.

La amplia gama de herramientas , términos, habilidades y conocimientos de gestión de proyectos que se encuentran dentro de su disciplina puede resultar intimidante. Es por eso que se creó PMBOK , para ayudar a unificar y estandarizar las muchas partes de la gestión de proyectos.

¿Qué es PMBOK en la gestión de proyectos?

PMBOK son las siglas de Project Management Body of Knowledge . Es un conjunto de terminología estándar y pautas para la gestión de proyectos publicados y actualizados por The Project Management Institute (PMI).

¿Cuáles son las áreas de conocimiento de gestión de proyectos?

PMI ha dividido el gran campo de la gestión de proyectos en 10 partes más digeribles, que denomina las 10 áreas de conocimiento de gestión de proyectos en su Guía para el cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos (PMBOK) .

Las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos coinciden con los grupos de procesos, que son el inicio del proyecto , la planificación del proyecto, la ejecución del proyecto, el seguimiento y control y el cierre del proyecto. Estas son las fases cronológicas por las que atraviesa todo proyecto.

Las áreas de conocimiento tienen lugar durante cualquiera de estos grupos de procesos. Puede pensar en los grupos de procesos como horizontales, mientras que las áreas de conocimiento son verticales. Las áreas de conocimiento son la materia técnica central, que son necesarias para la gestión eficaz de proyectos.

Manejo del proyecto de integración

¿Qué mantiene unido un proyecto? Esa sería la gestión de integración de proyectos , que incluye planes fundamentales como el desarrollo de un estatuto del proyecto que se crea durante la fase de inicio. Este es el documento que configura el proyecto y asigna el director del proyecto.

Otro aspecto de esta área es el plan de gestión del proyecto, que se desarrolla como una hoja de ruta del proyecto para que el proyecto llegue a un final exitoso. Una vez creado, el plan del proyecto es aprobado por las partes interesadas y / o patrocinadores, y luego se monitorea y rastrea a través de un registro de cambios a medida que avanza el proyecto. 

El área de integración del proyecto también incluye la dirección y gestión del trabajo del proyecto, que es la producción de sus entregables. Este proceso es monitoreado, analizado y reportado para identificar y controlar cualquier cambio o problema que pueda ocurrir.

Además, se realizará cualquier control de cambio . Eso puede requerir formularios de solicitud, aprobación de las partes interesadas y / o patrocinadores u otro administrador. Esta área también es parte del cierre del proyecto al final del proyecto.

Gestión del alcance del proyecto

El alcance se relaciona con el trabajo del proyecto. Entonces, eso incluye la gestión del alcance del plan, que es parte del plan de gestión del proyecto. También es cuando se recopila un requisito detallado para el producto o servicio final.

También deberá definir el alcance en una declaración de alcance. Esto es cualquier cosa, desde una oración hasta una lista con viñetas que es completa para reducir los principales riesgos del proyecto. Y una estructura de desglose del trabajo (WBS), que es un desglose gráfico del trabajo del proyecto, es otra parte de esta área.

Validar el alcance durante el proyecto, lo que significa asegurarse de que los entregables estén siendo aprobados regularmente por el patrocinador o las partes interesadas. Esto ocurre durante los grupos de procesos de monitoreo y control y se trata de aceptar los entregables, no las especificaciones establecidas durante la planificación.

Es probable que la declaración del alcance cambie durante el transcurso del proyecto para controlar el alcance, por ejemplo, si un proyecto se retrasa.

Gestión del tiempo del proyecto

La gestión del tiempo del proyecto, no es de extrañar, consume mucho tiempo. El proyecto se divide en tareas, las cuales se programan con fechas de inicio y plazos, así como presupuestos para cada tarea. Y las cosas cambian constantemente durante las fases de cualquier proyecto, lo que significa revisar estas cosas con frecuencia.

Esto implica la gestión del cronograma del plan , que implica la creación de un cronograma para el proyecto y la determinación de quién es responsable de qué. Eso significa definir actividades, que no es lo mismo que hacer una EDT, pero similar. Entonces, crea una lista de tareas que toca todos los aspectos del proyecto.

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Estas tareas se colocan en un orden que tenga sentido y se anota cualquier dependencia entre ellas. A continuación, se determina que estas dependencias son de fin a comienzo (FS), de fin a fin (FF), de principio a fin (SS) o de principio a fin (SF). Esto es principalmente para proyectos más grandes.

Con las tareas ahora secuenciadas, se deben estimar y asignar los recursos necesarios para cada una. La duración de cada tarea también se determina en este punto. Todo esto conducirá a un cronograma al determinar primero la ruta crítica y flotar para cada tarea. Use un diagrama de Gantt para colocar las tareas en una línea de tiempo y luego trabaje en la nivelación de recursos para equilibrar el uso de recursos.

Una vez que se hace el cronograma, es necesario planificar para controlar el cronograma. La gestión del valor devengado se realiza con regularidad para asegurarse de que el plan real avanza como se había planeado.

Gestión de costes del proyecto

Esta área involucra el presupuesto del proyecto, lo que significa tener buenas herramientas de estimación para asegurarse de que los fondos cubran el alcance del proyecto y se monitoreen regularmente para mantener informados a las partes interesadas o patrocinadores.

La gestión de costos del plan determinará el método para establecer el presupuesto, que incluye cómo y si cambiará y qué procedimientos se utilizarán para controlarlo. Cada tarea tendrá que estimarse por el costo, lo que significa incluir todos los recursos, como mano de obra, materiales, equipo y cualquier otra cosa necesaria para completar la tarea.

Esto determinará el presupuesto del proyecto, una vez que tome todos los costos de la tarea y los combine. Luego viene la necesidad de controlar esos costos a través de un análisis de valor ganado. Esto se realiza regularmente durante todo el proyecto para asegurarse de que los costos estimados estén en línea con los gastos reales.

Gestión de la calidad del proyecto

Un proyecto puede llegar a tiempo y dentro del presupuesto, pero si la calidad no está a la altura del estándar establecido, entonces el proyecto es un fracaso. La gestión de la calidad del plan es parte del plan general de gestión del proyecto, aunque puede ser un documento independiente si contiene las especificaciones de calidad del producto o servicio.

El proceso debe incluir garantía de calidad , que es solo una forma de asegurarse de que se cumplan los estándares de calidad. Por lo tanto, para controlar la calidad, los entregables deben inspeccionarse para asegurarse de que se cumplan los estándares descritos en el plan de gestión de la calidad.

Gestión de recursos humanos del proyecto

El equipo del proyecto es su recurso más importante, por lo que es crucial formar el mejor equipo y asegurarse de que estén contentos. Pero también debe realizar un seguimiento de su desempeño para asegurarse de que el proyecto avanza según lo planeado. Un plan de gestión de recursos humanos identificará sus roles y sus requisitos para esos puestos, así como cómo encajan en la estructura general del proyecto.

Una vez que haya determinado las descripciones de los puestos, es hora de ocupar esos puestos y adquirir un equipo de proyecto. Esto se puede hacer internamente recurriendo a otros departamentos de la organización, consiguiendo nuevas contrataciones o mediante una combinación de ambos. El equipo necesita desarrollo, posiblemente capacitación y otras cosas que los hagan viables para el proyecto.

La gestión del equipo del proyecto es una responsabilidad continua del director del proyecto. El equipo es monitoreado para asegurarse de que esté trabajando de manera productiva y que no haya conflictos internos, de modo que todos estén satisfechos.

Gestión de comunicaciones de proyectos

Todas las áreas de la gestión de proyectos son importantes, pero la gestión de la comunicación puede ser primordial, ya que informa todos los aspectos del proyecto. Las comunicaciones informan al equipo y a las partes interesadas, por lo que la necesidad de planificar la gestión de las comunicaciones es un paso fundamental en cualquier proyecto.

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Es en este punto donde se determina la difusión de las comunicaciones, incluyendo cómo se hace y con qué frecuencia. Apunte a quién necesita qué y cuándo. Además, tenga en cuenta cómo se producirán las comunicaciones cuando surjan problemas en el proyecto, como cambios.

Administre las comunicaciones cuando se ejecuta el proyecto para asegurarse de que se ejecute según lo planeado. Esto también implicará el control de las comunicaciones mediante la revisión de su eficacia con regularidad y los ajustes necesarios.

Gestión de riesgos del proyecto

Los planes de gestión de riesgos identificarán cómo se detallarán, categorizarán y priorizarán los riesgos. Esto implica identificar los riesgos que pudieran ocurrir durante la ejecución del proyecto mediante la realización de un registro de riesgos .

Realice un análisis de riesgo cualitativo después de que los mayores riesgos hayan sido identificados y clasificados por probabilidad e impacto. Luego, priorícelos. Luego realice un análisis cuantitativo de acuerdo a su impacto en el proyecto, como su presupuesto, cronograma, etc.

Ahora deberá planificar las respuestas a los riesgos. Si esos riesgos de hecho se convierten en problemas, entonces se debe haber escrito una respuesta con anticipación, con un propietario que pueda asegurarse de que el riesgo se identifique y maneje adecuadamente. Controlar el riesgo implica revisar periódicamente el registro de riesgos y tachar aquellos riesgos que ya no afectarán al proyecto.

Gestión de adquisiciones de proyectos

Se trata de la contratación externa, que forma parte de la mayoría de los proyectos, como la contratación de subcontratistas. Obviamente, esto tendrá un impacto en el presupuesto y el calendario. La planificación de la gestión de adquisiciones comienza identificando las necesidades externas del proyecto y cómo se involucrarán esos contratistas.

Ahora realice esas adquisiciones contratando a los contratistas, lo que incluye una declaración de trabajo , términos de referencia, solicitud de propuestas y elección de un proveedor. Querrá controlar el proceso de adquisición mediante la gestión y el seguimiento, y luego cerrar los contratos una vez que el trabajo se haya realizado a satisfacción de todos.

Gestión de partes interesadas del proyecto

Los interesados ​​deben estar contentos, ya que el proyecto ha sido creado para sus necesidades. Por tanto, deben gestionarse activamente como cualquier otra parte del proyecto. Para empezar, hay que identificar a los interesados ​​a través del análisis de los interesados . No siempre es fácil, pero es una parte crucial del inicio de cualquier proyecto, así que averigüe quiénes son y qué inquietudes tienen.

Ahora planifique la gestión de las partes interesadas , lo que significa enumerar a cada una de las partes interesadas y priorizar cuáles son sus preocupaciones y cómo podrían afectar el proyecto. Esto conducirá a la gestión de las expectativas de las partes interesadas para asegurarse de que se satisfagan sus necesidades y de que esté en comunicación con ellos.

Durante todo el proyecto, controle la participación de las partes interesadas. Haga esto determinando si se están abordando las necesidades de las partes interesadas. De lo contrario, averigüe qué cambios deben realizarse para satisfacer esas necesidades o ajustar las expectativas.