¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?

La planificación de recursos empresariales (ERP) es un proceso que utilizan las empresas para gestionar e integrar las partes importantes de sus negocios. Muchas aplicaciones de software ERP son importantes para las empresas porque les ayudan a implementar la planificación de recursos al integrar todos los procesos necesarios para ejecutar sus empresas con un solo sistema. Un sistema de software ERP también puede integrar planificación, compra de inventario, ventas, marketing, finanzas, recursos humanos y más.

Comprensión de la planificación de recursos empresariales

Puede pensar en un sistema de planificación de recursos empresariales como el pegamento que une los diferentes sistemas informáticos de una gran organización. Sin una aplicación ERP, cada departamento tendría su sistema optimizado para sus tareas específicas. Con el software ERP, cada departamento todavía tiene su sistema, pero se puede acceder a todos los sistemas a través de una aplicación con una interfaz.

Las aplicaciones ERP también permiten que los diferentes departamentos se comuniquen y compartan información más fácilmente con el resto de la empresa. Recopila información sobre la actividad y el estado de las diferentes divisiones, poniendo esta información a disposición de otras partes, donde se puede utilizar de manera productiva.

Las aplicaciones ERP pueden ayudar a una empresa a ser más consciente de sí misma al vincular información sobre producción, finanzas, distribución y recursos humanos. Debido a que conecta diferentes tecnologías utilizadas por cada parte de una empresa, una aplicación ERP puede eliminar costosas tecnologías duplicadas e incompatibles. El proceso a menudo integra cuentas por pagar, sistemas de control de existencias, sistemas de seguimiento de pedidos y bases de datos de clientes en un solo sistema.

Las ofertas de ERP han evolucionado a lo largo de los años desde modelos de software tradicionales que utilizan servidores de clientes físicos hasta software basado en la nube que ofrece acceso remoto basado en la web.

Beneficios de la planificación de recursos empresariales (ERP)

Las empresas emplean la planificación de recursos empresariales (ERP) por varias razones, como expandir el negocio, reducir costos y mejorar las operaciones. Los beneficios buscados y obtenidos por una empresa pueden ser diferentes a los de otra; sin embargo, hay algunos que vale la pena señalar.

La integración y automatización de los procesos comerciales elimina las redundancias, mejora la precisión y mejora la productividad. Los departamentos con procesos interconectados ahora pueden sincronizar el trabajo para lograr mejores y más rápidos resultados.

Algunas empresas se benefician de la generación de informes mejorados de datos en tiempo real desde un sistema de fuente única. Los informes precisos y completos ayudan a las empresas a planificar, presupuestar, pronosticar y comunicar adecuadamente el estado de las operaciones a la organización y a las partes interesadas, como los accionistas.

Los ERP permiten a las empresas acceder rápidamente a la información necesaria para los clientes, proveedores y socios comerciales, lo que contribuye a mejorar la satisfacción de los clientes y empleados, tasas de respuesta más rápidas y mayores tasas de precisión. Los costos asociados a menudo disminuyen a medida que la empresa opera de manera más eficiente.

Los departamentos están en mejores condiciones de colaborar y compartir conocimientos; una fuerza laboral recientemente sinergizada puede mejorar la productividad y la satisfacción de los empleados, ya que los empleados pueden ver mejor cómo cada grupo funcional contribuye a la misión y visión de la empresa. Además, se eliminan las tareas manuales y serviles, lo que permite a los empleados dedicar su tiempo a un trabajo más significativo.

Consideraciones Especiales

Un sistema ERP no siempre elimina las ineficiencias dentro del negocio. La empresa necesita repensar la forma en que está organizada o, de lo contrario, terminará con una tecnología incompatible.

Los sistemas ERP generalmente no logran los objetivos que influyeron en su instalación debido a la renuencia de una empresa a abandonar viejos procesos de trabajo que son incompatibles con el software. Algunas empresas también son reacias a dejar de lado el software antiguo que funcionó bien en el pasado. La clave es evitar que los proyectos de ERP se dividan en muchos proyectos más pequeños, lo que puede resultar en sobrecostos.

Proveedores de soluciones ERP

Algunos nombres familiares son líderes en software ERP. Oracle Corp. ( ORCL ) originalmente suministró una base de datos relacional que se integró con el software ERP desarrollado por SAP ( SAP ) antes de ingresar al mercado empresarial más amplio a lo grande a principios de la década de 2000. Microsoft ( MSFT ) ha sido durante mucho tiempo un líder de la industria, con muchos clientes que utilizan múltiples aplicaciones de software de la empresa.

A medida que las soluciones basadas en la nube han ganado popularidad en los últimos años, los líderes tradicionales de la industria ERP han visto desafíos de empresas emergentes como Bizowie y WorkWise.

Ejemplos de planificación de recursos empresariales (ERP)

El fabricante de productos de aseo para hombres Fulton & Roark implementó con éxito la planificación de recursos empresariales para rastrear mejor el inventario y los datos financieros. La compañía de Carolina del Norte, como muchas otras empresas, utilizó hojas de cálculo para rastrear el inventario y software de contabilidad para registrar datos financieros.

A medida que la empresa creció, sus procesos se retrasaron. Su anticuado sistema de seguimiento de inventario no tenía en cuenta los costos cambiantes, y el software de contabilidad no podía registrar las métricas necesarias para los estados financieros clave. Estas averías crearon procesos manuales, que comprometieron aún más el tiempo y los recursos.

Para eliminar procesos innecesarios y centralizar el trabajo, eligieron el sistema ERP Oracle Netsuite. Inmediatamente, Fulton & Rourk pudo identificar mejor los errores contables relacionados con el inventario, eliminar los costos de emplear a terceros para evaluar sus registros financieros y reportar mejor las posiciones financieras.

Cadbury, pastelero mundial y fabricante del popular huevo de chocolate Cadbury, también implementó con éxito un sistema ERP. Operaba miles de sistemas que no podían seguir el ritmo de su rápido crecimiento, además de utilizar sistemas de gestión de almacenes ineficaces. Anteriormente, implementó un sistema ERP de SAP fallido, lo que resultó en una sobreproducción de productos.

Volviendo a probar suerte en la planificación de recursos empresariales, implementó un sistema que integró sus miles de aplicaciones, procesos estandarizados en 16 ubicaciones y reestructuró los sistemas de administración de almacenes, rompiendo los silos para una coordinación del trabajo integrada y sin problemas, por nombrar algunos.

Hay muchos estudios de casos que respaldan la necesidad de una planificación de los recursos empresariales ejecutada correctamente. El sistema debe coincidir con las necesidades y objetivos de la empresa.

Preguntas frecuentes sobre planificación de recursos empresariales

¿Qué es un ERP y cómo funciona?

La planificación de recursos empresariales (ERP) consiste en tecnologías y sistemas que las empresas utilizan para administrar e integrar sus procesos comerciales centrales. El software de planificación de recursos empresariales ofrece soluciones de sistema único que integran procesos en toda la empresa. Estas aplicaciones permiten que los usuarios interactúen dentro de una única interfaz, compartan información y habiliten la colaboración multifuncional.

¿Qué es un ejemplo de un ERP?

Con la explosión de Internet de las cosas (IoT), no es ningún secreto que las aplicaciones basadas en Internet o basadas en la nube están en aumento. Como resultado, más empresas se están alejando de los sistemas ERP en el sitio para adoptar el sistema ERP más ágil, basado en la nube, administrado y mantenido por el host o el proveedor. Oracle, ampliamente conocido en la industria de la tecnología, ofrece varios productos ERP basados ​​en la nube utilizados por muchas marcas domésticas, como FedEx, Blue Cross y Blue Shield.

¿Cuáles son los beneficios de un ERP?

Un ERP promueve el libre flujo de comunicación en toda la organización y da como resultado un aumento de las sinergias entre las diferentes áreas comerciales, una mayor eficiencia a medida que los procesos se simplifican y la información es fácilmente accesible para aquellos que la necesitan; y costos reducidos asociados con tecnología obsoleta e ineficaz. La adopción de un ERP puede ser una tarea costosa, pero el retorno de la inversión (ROI) se puede lograr rápidamente. Ciertamente, los beneficios obtenidos (por ejemplo, aumento de la productividad y reducción de los costos administrativos) pueden superar con creces los costos de introducir un ERP.

¿Qué debe incluir un sistema ERP?

Los componentes de un sistema ERP dependen de las necesidades de la organización. Sin embargo, hay características clave que debe incluir cada ERP. Un sistema ERP debe ser automatizado (para reducir errores) y flexible, permitiendo modificaciones a medida que la empresa cambia o crece. Más personas son móviles; por lo tanto, la plataforma ERP debería permitir a los usuarios acceder a ella desde sus dispositivos móviles. Por último, un sistema ERP debe proporcionar un medio para analizar y medir la productividad. Se pueden integrar otras herramientas dentro del sistema para mejorar las capacidades de una empresa.

A modo de conclusión

La planificación de recursos empresariales (ERP) administra e integra los procesos comerciales a través de un solo sistema. Con una mejor línea de visión, las empresas están en mejores condiciones de planificar y asignar recursos. Sin ERP, las empresas tienden a operar en un enfoque aislado, con cada departamento operando su propio sistema desconectado.

Los sistemas ERP promueven el libre flujo de comunicación y el intercambio de conocimientos en toda la organización, la integración de sistemas para mejorar la productividad y la eficiencia y aumentar las sinergias entre equipos y departamentos. Sin embargo, pasar a un sistema ERP será contraproducente si la cultura de la empresa no se ajusta al cambio y la empresa no revisa cómo la estructura de su organización puede respaldarla.